Dukung Upaya Digitalisasi, Mahasiswa KKN Undip Buat Templat Surat Online

Pengurusan surat-surat resmi merupakan salah satu kegiatan yang paling umum dilakukan masyarakat jika mereka mendatangi Balai Desa. Surat yang diurus bermacam-macam, mulai dari surat keterangan kependudukan, surat pindah, sampai surat keterangan penghasilan.

Proses pengurusan administrasi yang menyangkut surat-surat biasanya cukup memakan waktu karena harus melewati beberapa tahapan. Pertama, warga harus mengunjungi rumah ketua RT setempat untuk meminta surat pengantar. Surat pengantar harus dicetak untuk kemudian ditandatangani oleh ketua RT. Sampai sini saja, warga sudah harus bolak balik dua kali; dari rumah ke rumah ketua RT, dari rumah ketua RT ke tempat print, lalu kembali ke rumah ketua RT. Tidak berhenti sampai disitu, setelah mendapat surat pengantar dari ketua RT, warga harus melanjutkan pengurusan administrasi ke balai desa. Kegiatan pengurusan surat-surat ini cukup menyita waktu warga. Berangkat dari permasalahan ini, Sri Mulyati, Mahasiswa Tim 1 KKN Universitas Diponegoro yang melakukan pengabdian masyarakat di Desa Sumberagung, Kecamatan Klego, Kabupaten Boyolali, untuk membuat templat surat-surat resmi.

Pelaksanaan program kerja monodisiplin pembuatan templat surat resmi ini dimulai dengandiskusi bersama Sekretaris Desa, Bapak… Pada diskusi tersebut, dibahas mengenai surat-surat apa saja yang paling sering dibutuhkan oleh masyarakat dan surat apa saja yang harus ditandatangani oleh ketua RT sebelum masyarakat bisa melanjutkan pengurusan surat ke Balai Desa Sumberagung.

Setelah mendapatkan informasi yang cukup mengenai surat-surat yang perlu dibuatkan templatnya, Sri Mulyati kemudian mulai membuat templat surat dan berkoordinasi dengan rekan yang membuat website desa. Surat-surat yang sudah dibuat kemudian dimasukkan ke dalam fitur surat di website desa dan bisa diunduh oleh siapapun yang membutuhkan.

Dengan dibuatnya surat-surat yang bisa diakses oleh masyarakat ini, diharapkan bisa mempermudah masyarakat dalam mengurus surat-surat. Jadi, masyarakat bisa mengunduh surat-surat yang diperlukan dari rumah, kemudian mencetak surat tersebut sebelum menemui ketua RT dan dilanjutkan ke balai desa. Hal ini dapat membuat waktu pengurusan surat menjadi lebih efektif.

Sumber: https://jurnalpost.com/dukung-upaya-digitalisasi-mahasiswa-kkn-undip-buat-templat-surat-online/44691/